Odluka mora biti donesena prije nego što nevrijeme stigne

Najveći problem nije samo pitanje hoće li se oluja razviti, nego koliko vremena organizatoru treba da zaštiti publiku. Meteorološki modeli mogu precizno pokazati razvoj opasne vremenske situacije, ali nije uvijek moguće sa sigurnošću predvidjeti hoće li pojedina grmljavinska ćelija pogoditi festivalski prostor ili ga zaobići nekoliko kilometara dalje.

Organizator zato mora odlučiti prije nego što opasnost postane neposredna. Ako pričeka predugo, tisuće ljudi možda neće biti moguće pravodobno udaljiti s otvorenog prostora. Ako program prekine, a oluja na kraju zaobiđe festival, dio publike može zaključiti da je odluka bila nepotrebna.

Sigurnosna procjena ne odnosi se samo na munje i jaku kišu. Pozornice, rasvjetni tornjevi, ekrani, šatori i druge privremene konstrukcije projektirani su za određena opterećenja vjetrom. Kada postoji mogućnost prekoračenja tih granica, organizatori moraju reagirati prije prvih snažnih udara.

Jedna odluka, dva potpuno različita ishoda

Na njemačkom festivalu Stimmen u Lörrachu nastup grupe Donots prekinut je nakon nekoliko pjesama zbog približavanja grmljavinskog nevremena. Publika je pozvana da napusti prostor, a oluja je zatim doista stigla.

Na festivalu Vainstream u Münsteru dio drugog dana preventivno je otkazan zbog službenog vremenskog upozorenja. Glavna olujna fronta poslije je zaobišla prostor održavanja, ali to ne znači da je sigurnosna odluka bila pogrešna. Organizator je morao postupati prema informacijama dostupnima u trenutku kada je evakuacija još bila moguća.

Takve odluke teško je objašnjavati publici koja na mobitelu prati radarske snimke, a za putovanje, smještaj i ulaznice možda je potrošila stotine eura. Ipak, odgovornost organizatora počinje prije nego što se nesreća dogodi.

Ekstremna vrućina postala je novi festivalski rizik

Festivali na otvorenom desetljećima su se povezivali s kišom, blatom i mokrim šatorima. Posljednjih godina u prvi plan dolazi suprotan problem: dugotrajna ekstremna vrućina koja može ozbiljno ugroziti posjetitelje, izvođače, zaštitare, medicinske ekipe i tehničko osoblje.

Kombinacija visokih temperatura, alkohola, nedostatka sna, fizičkog napora i višesatnog boravka na prostoru bez dovoljno hlada povećava rizik od dehidracije, toplinske iscrpljenosti i toplinskog udara.

Nizozemski festival elektroničke glazbe Defqon.1 preventivno je otkazan zbog prognoziranih temperatura do 40 stupnjeva. Odluka pokazuje da se vrućina više ne može promatrati samo kao neugodnost, nego kao mogući razlog za potpuno otkazivanje događaja.

Voda, hlad i medicinske ekipe postaju dio produkcije

Organizatori sve češće uvode dodatne punktove s besplatnom pitkom vodom, natkrivene zone, prostore za rashlađivanje i veći broj medicinskih timova. Mijenjaju se i vremena nastupa kako bi se najzahtjevniji dio programa izbjegao tijekom najtoplijeg dijela dana.

Takve mjere povećavaju troškove, ali mogu biti presudne za sigurno održavanje događaja. Festivalska produkcija više ne obuhvaća samo pozornicu, ozvučenje, izvođače i zaštitarsku službu. Meteorološka procjena i plan reagiranja postaju jednako važni kao raspored nastupa.

Hoće li kupci dobiti novac natrag?

Odgovor ovisi o konkretnim okolnostima. Nakon prekida nastupa u Lörrachu posjetiteljima je vraćen puni iznos ulaznice. Nakon djelomičnog otkazivanja programa Vainstreama organizatori su najavili razmjerni povrat.

Važno je koliko je ugovorenog programa već održano, je li otkazan cijeli događaj ili samo jedan izvođač, što piše u uvjetima kupnje te koje se pravo primjenjuje na ugovor između organizatora i kupca.

Troškovi putovanja, smještaja i drugih povezanih usluga ne vraćaju se automatski samo zato što je koncert prekinut. Za svaki trošak treba provjeriti zasebne uvjete rezervacije i mogućnost otkazivanja.

Osiguranje ne uklanja svaki financijski rizik

Festivali mogu ugovoriti osiguranje od vremenskih nepogoda i prekida događaja, ali sama polica ne znači da će svaki gubitak biti pokriven. Presudni su ugovoreni rizici, izuzeci, službena upozorenja i dokumentacija na temelju koje je odluka donesena.

Kada se festival prekine, prihod od hrane, pića, kampiranja i prodaje promotivnih proizvoda nestaje, dok su pozornica, izvođači, tehničari, najam prostora i velik dio produkcije već plaćeni.

Ekstremno vrijeme tako mijenja samu ekonomiju festivala. Organizatori moraju ulagati više u sigurnost i osiguranje, dok publika očekuje jasna pravila, pravodobne informacije i pošten odnos prema plaćenim ulaznicama.

Zoran / TV Wien